Plantilla de balance general: cómo preparar un balance general

En este artículo, aprenderás lo siguiente:

El Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB, por sus siglas en inglés) formuló ciertas reglas, normas o procedimientos ampliamente aceptados para que las empresas presenten información contable. Se trata de los llamados principios contables generalmente aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés) que utilizan las empresas para elaborar los estados financieros con el fin de registrar y comunicar la información contable.

De acuerdo con los GAAP, toda entidad comercial está obligada a preparar el balance general al final de un periodo contable, junto con los demás estados financieros fundamentales. Entre ellos, se encuentran el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo.

Estos estados financieros proporcionan información útil a las partes interesadas, tanto internas como externas, sobre la solidez financiera, el rendimiento y los cambios en la situación financiera de una entidad comercial.

Por lo tanto, un simple balance general ofrece una visión fiel de la situación financiera de tu empresa.

En este artículo, aprenderemos una definición sencilla de balance general, cómo funciona, su fórmula, su plantilla, sus elementos y cómo crear una plantilla de balance general.

Qué es un balance general y cómo se prepara

El balance general simple es uno de los tres estados financieros fundamentales que ofrecen un panorama de la situación financiera de tu entidad comercial al final de un periodo contable.

Básicamente, muestra los activos, pasivos y el patrimonio de los accionistas de tu empresa a una fecha determinada. Incluye los bienes que posee tu empresa, la cantidad de dinero que adeuda y la cantidad que invierten los accionistas.

Además, el balance general también se conoce como un estado que muestra el origen de los fondos y la aplicación de estos.

Esto se debe a que tu empresa requiere recursos con una vida útil más larga, es decir, de más de un año. Estos recursos se pueden adquirir a través de la financiación proporcionada por ti como propietario o un grupo de propietarios en forma de inversiones, por bancos en forma de préstamos, o por proveedores en forma de crédito.

Un balance general simple muestra una lista de recursos (activos) y cómo se financian dichos recursos (pasivos). Así pues, teniendo en cuenta lo anterior, se elabora un balance general clasificado mediante el registro del origen de los fondos (pasivo + patrimonio del propietario) en el lado izquierdo y la aplicación de dichos fondos (activo) en el lado derecho de la cuenta T.

Esto significa que el dinero invertido en los activos de tu entidad comercial lo aportan los propietarios o los acreedores. Por lo tanto, la suma de los activos debe ser igual a la suma de los pasivos y los fondos propios del propietario.

Resumen: definición de balance general

Según la definición de balance general, este es uno de los estados financieros fundamentales que ofrecen una vista fiel de la situación financiera de tu entidad comercial a una fecha determinada. Muestra los activos, los pasivos y el patrimonio del propietario en un momento determinado.

En otras palabras, el balance general de una empresa es un estado financiero que calcula el valor de tu empresa (patrimonio) restando la cantidad que tu entidad comercial debe (pasivos) de la cantidad que posee (activos).

Cómo funciona el balance general

Hay dos perspectivas que pueden ayudarnos a entender el impacto de los acontecimientos económicos en el balance general de la empresa.

• Perspectiva de recursos y deudas

Según este punto de vista, los activos son recursos que la entidad comercial posee en una fecha determinada. Estos recursos proporcionan beneficios a tu entidad comercial durante un largo periodo de tiempo, es decir, por más de un año.

Por otro lado, los pasivos son los importes que tu entidad comercial debe a las partes interesadas externas, como bancos, acreedores, etc. Y los fondos propios del propietario no son otra cosa que el capital que te pertenece como propietario.

• Origen y uso de los fondos

Según este punto de vista, los activos no son más que los recursos que adquiere tu entidad comercial para usarlos durante un largo periodo de tiempo, mientras que los pasivos y los fondos propios del propietario son los fondos con los que se han adquirido dichos recursos.

Ahora, teniendo en cuenta ambas perspectivas, llegamos a la siguiente fórmula simple o ecuación del balance general según la cual se prepara el balance general de la empresa:

Activo = pasivo + fondos propios del propietario

Donde:

Activos = activos circulantes + activos no circulantes

Pasivos = pasivos circulantes + pasivos no circulantes

Fondos propios del propietario = capital social + ganancias acumuladas

Así, según esta ecuación, las cuentas del balance general son las siguientes:

• activos;
• pasivos y
• fondos propios del propietario.

¿Necesito un balance general?

El balance general de una empresa es uno de los estados financieros más importantes, ya que revela información de gran relevancia para las partes interesadas internas y externas. Por lo tanto, este estado les ayuda a tomar decisiones financieras fundamentadas.

Hay varias razones por las que, como entidad comercial, debes preparar un balance general y, por tanto, saber cómo hacerlo:

• Tomar de decisiones estratégicas

Te permite conocer la situación de tu empresa en una fecha determinada. Así, al conocer el estado financiero de tu empresa, puedes tomar algunas decisiones estratégicas importantes.

Por ejemplo, si la suma total de los activos es menor que el total de los pasivos y los fondos propios de los accionistas, significa que es necesario reducir la cantidad que se debe a las partes externas.

Esto podría incluir el aumento de las fuentes de ingresos, la aportación de más capital o el cobro de pagos a los deudores.

• Aprovechar préstamos y anticipos

Las cuentas del balance general permiten a los bancos comprender si tu empresa es lo suficientemente sólida desde el punto de vista financiero para obtener préstamos y anticipos.

Así, al calcular el índice de relación deuda-patrimonio, pueden saber si conceder más préstamos a tu empresa sería seguro o arriesgado.

• Identificar las tendencias

Como entidad comercial, los balances generales de varios periodos contables te ayudan a identificar las tendencias de las distintas partidas que figuran en el balance general.

Por ejemplo, puedes saber qué tanto creció tu negocio en un periodo de tiempo determinado.

• Situación financiera a corto plazo

Puedes ver los activos circulantes frente a los pasivos circulantes y conocer el estado financiero a corto plazo de tu entidad comercial.

De este modo, podrás saber si dispones de fondos suficientes a corto plazo para pagar o hacer frente a tus obligaciones a corto plazo, como gastos operativos, pagos a proveedores, etc.

Cómo leer el balance general

Hay ciertos aspectos que debes tener en cuenta para leer un nuevo balance general correctamente. Se trata de lo siguiente:

• Cómo está conformado el balance general

Como dijimos anteriormente, un balance general nuevo se divide en tres partes:

• activos;
• pasivos y
• fondos propios del propietario.

A continuación, se incluyen los elementos detallados del balance general en el apartado Elementos de un balance general.

• Ecuación del balance general

Sabemos que el balance general se basa en la fórmula que establece que los activos deben ser iguales a los pasivos más los fondos propios del propietario.

Esto se debe a que las reclamaciones de los acreedores y de los propietarios contra tu entidad comercial deben equivaler a la cantidad que has invertido en diversos activos de la empresa.

En otras palabras, el valor de tu empresa, es decir, el patrimonio, no es más que la diferencia entre todo lo que posees en forma de activos y la cantidad que debes a las partes externas en forma de pasivos.

• Estructura del balance general

Normalmente, en el balance general, las columnas correspondientes a los activos y a los pasivos se estructuran en función de su liquidez.

Es decir, en el caso de los activos, los más líquidos, como el efectivo, el inventario, etc., se registran primero en la parte superior del nuevo balance general. En cambio, los activos menos líquidos, como maquinaria e instalaciones, terrenos y edificios, etc., se registran en la parte inferior.

Asimismo, en el caso de los pasivos, los que son a corto plazo, como las cuentas por pagar, los préstamos y anticipos a corto plazo, etc., se registran en la parte superior del nuevo balance general. En cambio, los pasivos a largo plazo, incluidos los préstamos y anticipos a largo plazo, se muestran en la parte inferior.

El rol del balance general en los estados financieros

Como se dijo antes, los GAAP exigen que las entidades comerciales preparen un balance general al final de un periodo contable. Básicamente, hay tres estados financieros importantes que toda entidad comercial debe preparar, cada uno con su propia finalidad.

• El balance general es un estado financiero que ofrece un panorama de la situación financiera de tu empresa en un momento determinado. Revela los recursos que tu entidad comercial tiene o posee (activos) y las reclamaciones tanto de los acreedores (pasivos) como de los propietarios (fondos propios) contra dichos recursos. Se trata de un estado financiero que proporciona información útil a las partes interesadas, tanto externas como internas, sobre la situación financiera de tu empresa, lo que les ayuda a tomar decisiones financieras fundamentadas.
• El estado de resultados, por su parte, es un estado financiero que proporciona a los usuarios de dicho estado información sobre el importe de las ganancias o pérdidas que tu entidad comercial ha obtenido o sufrido durante un periodo contable. Además, ayuda a determinar cómo tu entidad comercial generó o sufrió dichas ganancias o pérdidas. Por ejemplo, la cifra de la ganancia bruta te ayuda a controlar el costo de los bienes y servicios que ofreces como entidad comercial. Asimismo, la ganancia operativa indica tu capacidad, como entidad comercial, de obtener ganancias antes de tener en cuenta el impacto de las actividades de financiación.
• El estado de flujo de efectivo muestra las entradas y salidas de efectivo de un periodo contable de tu entidad comercial al usuario de dicho estado. Proporciona información a los usuarios, como los inversionistas, que pueden entender la capacidad de generación de efectivo de tu entidad comercial y cómo se utiliza dicho efectivo.

Fórmula del balance general

El balance general se basa en la siguiente ecuación contable, en la que los activos de un lado de la ecuación son iguales a los pasivos y los fondos propios de los accionistas del otro lado. Así pues, tratemos de entender qué significa esta fórmula del balance general.

Tu entidad comercial tiene que obtener fondos para todo lo que posee (activos). Puedes financiar estos activos a través de acreedores, tomando préstamos de bancos (en otras palabras, tomando pasivos) o bien obteniendo esos fondos de los inversionistas (fondos propios de los accionistas).

Supongamos, por ejemplo, que, como entidad comercial, tomas un préstamo a siete años para adquirir maquinaria e instalaciones por un valor de USD 10 000. Según el sistema de contabilidad de doble entrada, tu cuenta de efectivo aumentaría en USD 10 000. Por otro lado, la cuenta de préstamos también aumentaría en USD 10 000, lo que equilibraría ambos lados del balance general.

A su vez, los activos, los pasivos y los fondos propios de los accionistas pueden dividirse en activos circulantes, pasivos circulantes, activos a largo plazo y pasivos a largo plazo. Estos varían según el sector al que pertenezcas y los mismos términos pueden tener significados diferentes según el tipo de actividad comercial a la que te dediques.

Elementos del balance general

Si tomas un balance general como muestra, hay tres grandes cuentas. Entre estas, se incluyen las siguientes:

• activos
• pasivos
• fondos propios del propietario

Cada una de ellas se desglosa a su vez en artículos secundarios. Echemos un vistazo a cada cuenta.

Activos

Los activos son los recursos que posee tu entidad comercial y que te proporcionan ganancias económicas a largo plazo. Estos se clasifican a su vez en activos circulantes y activos no circulantes.

Activos circulantes

Los activos circulantes son los que pueden convertirse en efectivo en el plazo de un año o en el ciclo operativo normal de tu entidad comercial (de ambas opciones, la que sea más prolongada). El ciclo operativo no es otra cosa que el tiempo que te lleva, como entidad comercial, comprar tu inventario producido, vender los bienes terminados y cobrar el dinero en efectivo por estos.

Hay una serie de activos circulantes que forman parte del balance general de tu empresa. Entre estos, se incluyen los siguientes:

• efectivo
• valores negociables
• cuentas por cobrar
• inventarios
• gastos pagados por anticipado

Activos no circulantes o fijos

Los activos no circulantes son los que no pueden convertirse fácilmente en efectivo en el curso normal de la actividad. Son activos a largo plazo que se han adquirido para suministrar bienes o servicios y no están destinados a la reventa para obtener ganancias.

Los activos no circulantes pueden subdividirse en activos no circulantes tangibles como bienes de uso, propiedades, inversiones a largo plazo, etc., y activos no circulantes intangibles como fondo de comercio positivo, derechos de autor, etc.

Pasivos

Los pasivos no son otra cosa que el dinero que debes como entidad comercial a tus acreedores, prestamistas y propietarios de capital por los activos de tu entidad comercial. Estos se pueden agrupar a su vez en pasivos circulantes y pasivos no circulantes.

Pasivos circulantes

Se trata de los pasivos que deben liquidarse dentro del ciclo operativo normal de la empresa o en el plazo de un año (de ambas opciones, la que sea más prolongada). Los pasivos circulantes incluyen lo siguiente:

• cuentas por pagar
• gastos acumulados
• porción circulante de deuda a largo plazo
• ingresos diferidos

Pasivos no circulantes

Se trata de los pasivos que deben pagarse durante más de un año. Entre estos, se incluyen los siguientes:

• préstamos a largo plazo
• pasivos por impuestos diferidos
• provisión a largo plazo

Fondos propios del propietario

Los fondos propios del propietario son el importe invertido por los inversionistas en tu entidad comercial. Así:

Fondos propios del propietario = capital desembolsado + ganancias acumuladas

Esto significa que el aumento de las ganancias de la empresa se traducirá en un incremento de los fondos propios del propietario.

Ejemplo de un balance general

A continuación, se muestra un balance general de ejemplo de Star Enterprises Pvt Ltd al 31 de diciembre de 2019.

Cómo crear balances generales para tu pequeña empresa

Hay varias maneras de preparar un nuevo balance general para tu empresa. La forma más rápida y sin errores de preparar un balance general es con la ayuda de un software de contabilidad.

Sin embargo, también puedes optar por preparar un nuevo balance general manual o mediante una plantilla de balance general en Excel o en una hoja de cálculo.

• Método I: preparación del balance general a mano

Preparar un modelo de balance general a mano puede ser todo un reto. Sin embargo, si diriges una empresa a muy pequeña escala, la preparación del balance general a mano es la forma más adecuada

Esto se puede hacer rápidamente. Lo único que debes hacer es organizar las distintas partidas que se registran en los tres encabezados principales del balance general, tal y como se mencionó anteriormente.

• Activos

Los activos se dividen en dos secciones secundarias: activos circulantes y activos no circulantes. Por lo tanto, primero debes registrar todos los activos circulantes, como el efectivo, el inventario, los deudores, etc.

Una vez registrados los activos circulantes, debes registrar los activos no circulantes o activos fijos de la empresa, como bienes de uso (si los hay), etc.

Después de registrar los activos circulantes y los activos no circulantes, debes sumar los importes para determinar el total de los activos del balance general de la empresa.

• Pasivos

La siguiente sección del balance general de tu empresa consiste en los pasivos que debes a las partes externas. Aquí también debes informar primero las obligaciones circulantes de tu empresa, como cuentas por pagar, préstamos a corto plazo, etc.

A continuación, debes registrar todos los pasivos no circulantes objeto de seguimiento, como préstamos bancarios a largo plazo y otros pasivos a largo plazo.

Una vez que hayas registrado los pasivos circulantes y los pasivos no circulantes, debes calcular los totales correspondientes para determinar el importe total de los pasivos.

• Fondos propios del propietario

Esta es la última sección del balance general de tu empresa, en la que debes informar el capital invertido por los inversionistas y la parte de las ganancias acumuladas de tu entidad comercial.

Toma la suma total del capital y las ganancias acumuladas para determinar el importe total de los fondos propios de los accionistas.

De esta forma, tu balance general debería tener un aspecto similar al del ejemplo anterior.

• Método II: preparación del balance general mediante una hoja de cálculo

La plantilla del balance general en Excel o en una hoja de cálculo se crea de la misma manera que se crea manualmente. La ventaja de preparar una plantilla para el balance general en Excel o en una hoja de cálculo es que puedes utilizar las fórmulas SUMA y DIFERENCIA para que tus cálculos sean rápidos y precisos.

Estos son los pasos para preparar un balance general en una hoja de cálculo:

1. Abre las hojas de cálculo de Google y haz clic en la hoja en blanco para iniciar una nueva hoja de cálculo.
2. Cambia el nombre de la hoja de cálculo haciendo clic en la lista desplegable junto al número de hoja mencionado en la parte inferior de la ventana.
3. Asigna un título a tu hoja de cálculo, como "Balance general de Star Enterprises Pvt Ltd al 31 de diciembre de 2019".
4. Escribe Activos como encabezado en la siguiente fila y comienza a registrar tus activos por orden de liquidez. El primer registro corresponde a los activos circulantes, seguido de los activos fijos. Coloca los importes en la columna contigua a la de los activos. Una vez hecho esto, calcula el total del lado de los activos con la función SUMA. Y para calcular los activos fijos netos, usa la función MINUS para restar la depreciación de los activos fijos brutos. Este es el lado del debe de tu balance general.
5. Del mismo modo, registra los pasivos en la columna contigua a la columna del importe de los activos. Registra primero los pasivos circulantes y, luego, los no circulantes. Coloca los importes en la columna contigua a la de los pasivos. Una vez hecho esto, calcula el total del lado de los pasivos con la función SUMA. Este es el lado del haber del balance general.
6. Recuerda que el total de los activos debe ser igual al total de los pasivos.

Incluso se puede preparar un balance general en una hoja de cálculo con formato vertical, donde los activos se registren en la parte superior y los pasivos se registren en la parte inferior, debajo de los activos. Una vez que la hoja de cálculo esté completa, puedes convertirla en un balance general en formato PDF para que puedas compartirla con los propietarios o con las demás partes interesadas de tu empresa.

• Método II: preparación del balance general mediante QuickBooks

Para preparar un balance general en QuickBooks, debes realizar los siguientes pasos:

1. Vincula tu cuenta bancaria con QuickBooks. A continuación, clasifica las transacciones para que QuickBooks las registre en el software.
2. Una vez hecho esto, ve a la pestaña Informes de tu panel y haz clic en el informe Balance general.
3. Verás que QuickBooks genera automáticamente un balance general con las secciones de activos, pasivos y fondos propios de los accionistas.

Puedes exportar el balance general en formato Excel desde el software de contabilidad QuickBooks Online y, luego, convertirlo a formato PDF.

Balance general generado por QuickBooks

En QuickBooks, se puede generar un balance general fácilmente y con precisión, para lo cual debes ir a Informes > Balance general, a fin de que el informe se genere de manera automática. También puedes personalizar tu balance general en QuickBooks cambiando el periodo contable y el método de contabilidad, agregando columnas secundarias para hacer comparaciones con periodos anteriores, personalizando el encabezado y el pie de página del balance general, etc.

Además, puedes imprimir y enviar por correo electrónico el balance general directamente desde QuickBooks. Incluso puedes exportar el balance general de un periodo contable concreto en formato Excel.

Restaurar una cuenta del balance general eliminada en QuickBooks

QuickBooks te permite restaurar una cuenta del balance general que se eliminó o está inactiva. A continuación, se detallan las diferentes formas en las que se puede restaurar una cuenta eliminada en QuickBooks:

• Plan de cuentas

1. Ve a configuración y selecciona Plan de cuentas.
2. Sobre la columna de acción, selecciona Configuración y, luego, elige Incluir inactivas.
3. Busca la cuenta eliminada.
4. En la columna Acción", selecciona Activar.

• Registro de auditoría

1. Ve a Configuración y selecciona Registro de auditoría.
2. Busca la cuenta eliminada.
3. En la columna Evento, selecciona el enlace a la cuenta. Esto te lleva a la pantalla de la cuenta.
4. En la parte inferior izquierda, desmarca Inactiva.
5. Selecciona Guardar y cerrar.

Preguntas frecuentes sobre la plantilla del balance general

• ¿Qué es un balance general?

Un balance general es un estado financiero que revela la posición financiera de tu empresa al final de un periodo contable. Consiste en los activos, los pasivos y los fondos propios del propietario a una fecha determinada.

• ¿Cómo se lee un balance general?

El balance general se divide en tres secciones: activos, pasivos y fondos propios del propietario. Se basa en la fórmula del balance general que establece que los activos deben equilibrar la suma de los pasivos y los fondos propios del propietario. Además, los activos y los pasivos del balance general se estructuran en función de su liquidez, es decir, del más circulante al menos circulante.

• ¿Cómo se prepara un balance general?

El balance general puede prepararse a mano, con una hoja de cálculo de Google, o con la ayuda del software de contabilidad QuickBooks Online. Este estado se divide básicamente en tres partes. La sección de los activos incluye tanto los activos circulantes como los no circulantes. Del mismo modo, la sección de los pasivos incluye tanto los pasivos circulantes como los no circulantes. Por último, la sección de los fondos propios de los accionistas incluye tanto el capital de los propietarios como las ganancias acumuladas.

• ¿Qué muestra el balance general?

El balance general revela el estado financiero de una empresa en una fecha determinada. Es un estado que muestra los activos, los pasivos y los fondos propios del propietario de tu entidad comercial al final de un periodo contable específico. Es decir, lo que posees y lo que debes a los acreedores e inversionistas de tu entidad comercial.

• ¿Cómo se crea un balance general?

Un balance general contiene tres partes: los activos, los pasivos y los fondos propios. La creación del balance general incluye el registro de los activos y los pasivos por orden de liquidez y, por último, el registro de los fondos propios, que incluyen el capital aportado por los inversionistas y las ganancias acumuladas.

• ¿Qué se incluye en el balance general?

El balance general se basa en la ecuación contable que establece que los activos deben ser iguales al total de los pasivos y los fondos propios del propietario. En consecuencia, los elementos del balance general incluyen los activos (tanto los circulantes como los no circulantes), los pasivos (tanto los circulantes como los no circulantes) y los fondos propios del propietario (que incluyen el capital y las ganancias acumuladas).

• ¿Cómo se calculan los ingresos netos a partir de un balance general?

Suponiendo que no hay transacciones de capital en la cuenta de fondos propios de tu empresa, los ingresos netos del balance general se calculan simplemente deduciendo la variación de los pasivos de la variación de los activos. En otras palabras, solo hay que calcular la variación del patrimonio del periodo anterior al actual para calcular los ingresos netos.

• ¿Qué es un balance general clasificado?

Un balance general clasificado es el que muestra los activos, los pasivos y los fondos propios del propietario mediante la clasificación de las categorías secundarias de estas cuentas. Dichas clasificaciones facilitan al usuario del balance general la deducción de información valiosa.

• ¿Qué incluye un balance general clasificado?

Un balance general clasificado se basa en la ecuación contable que establece que el total de los activos debe equilibrar la suma total de los pasivos y los fondos propios del propietario. En consecuencia, los elementos del balance general incluyen los activos (tanto los circulantes como los no circulantes), los pasivos (tanto los circulantes como los no circulantes) y los fondos propios del propietario (que incluyen el capital y las ganancias acumuladas).

• ¿Qué secciones secundarias se mostrarán en un balance general clasificado?

Como se ha mencionado anteriormente, un balance general clasificado revela las categorías secundarias de cuentas como Activos, Pasivos y Fondos propios del propietario. En consecuencia, los activos se subclasifican en activos circulantes, como el efectivo, las cuentas por cobrar, el inventario, etc., y activos no circulantes, que, a su vez, se subdividen en activos fijos tangibles (como los bienes de uso) e intangibles (como el fondo de comercio positivo). Del mismo modo, los pasivos se subclasifican en pasivos circulantes (como las cuentas por pagar) y pasivos no circulantes (como los préstamos a largo plazo). Por último, los fondos propios del propietario se subdividen en capital y ganancias acumuladas.

• ¿Qué son las ganancias acumuladas en el balance general?

Las ganancias acumuladas no son más que el importe que queda después de distribuir los dividendos entre los accionistas. En otras palabras, las ganancias acumuladas son el dinero no entregado a los accionistas. Ese dinero puede usarse para reinvertir, lanzar un nuevo producto, pagar un préstamo o realizar fusiones y adquisiciones.