SOFTWARE DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

El software de administración de inventarios de QuickBooks organiza el inventario y facilita la búsqueda de productos y servicios. Puedes realizar el seguimiento de las existencias del inventario, recibir alertas según los niveles de reabastecimiento y obtener información sobre lo que compras y lo que vendes. Con el software de administración de existencias de QuickBooks, puedes introducir productos y servicios que no están en el inventario. Es decir, los artículos que compras y vendes, pero que no pueden ser objeto de seguimiento como inventario. También puedes agrupar varios productos y servicios para crear paquetes.

El sistema de administración de inventarios de QuickBooks te permite agregar artículos de inventario, artículos que no están en el inventario, servicios y paquetes. Entre los artículos de inventario, se incluyen los productos que vendes y que son objeto de seguimiento mediante el control de inventario. Los artículos que no están en el inventario son los productos que compras y vendes, pero que no pueden ser objeto de seguimiento porque no se pueden vender de manera directa. Los servicios incluyen los artículos intangibles que les ofreces a los clientes en una transacción dada. Por último, los paquetes son grupos de artículos que vendes juntos como un solo producto.

El software de administración de inventarios de QuickBooks te permite generar informes para realizar el seguimiento de las ventas y del estado del inventario. El grupo de informes Ventas y clientes te ayuda a saber cuáles son los productos que más se venden y a conocer las ventas por productos y servicios. De la misma manera, los informes Valuación del inventario dan cuenta de las existencias del inventario, su valor, el costo promedio por artículo y las transacciones de cada artículo del inventario. Por último, el grupo de informes Gastos y proveedores indica lo que aún está en proceso de pedido.

Con la administración de inventarios en línea de QuickBooks, tendrías una suscripción a QBO por cada ubicación; de ese modo, podrás realizar el seguimiento del inventario en varias ubicaciones. La suscripción a QBO por cada ubicación debe pedir y vender los artículos del inventario y no puede transferir el inventario de una ubicación a otra. También puedes realizar el seguimiento del inventario de varios almacenes en una suscripción a QBO y preparar una lista separada de artículos de diferentes ubicaciones.

En el software de administración de inventarios de QuickBooks, puedes agregar como inventario todos los artículos que compras y vendes. Lo único que tienes que hacer es activar la función de seguimiento para agregar artículos del inventario y que no están en el inventario. Para agregar un producto o servicio, introduce el nombre del producto, el SKU y la categoría. Una vez que agregues la cantidad inicial en existencia del producto, agrega el punto de reabastecimiento para recibir alertas cuando sea el momento de volver a efectuar un pedido.

Existen varios métodos de valuación de inventario que se aplican tanto a los inventarios de fabricantes como a los inventarios de comercialización. Entre los métodos de administración de inventarios, se incluyen el método de identificación específica, el método de costo promedio, el método de primeras entradas primeras salidas (PEPS) y el método de últimas entradas primeras salidas (UEPS). Estos métodos te ayudan a valuar el inventario y, por lo tanto, a dividir el costo de los bienes disponibles para la venta entre el costo de los bienes vendidos y el inventario final.

Las tres técnicas principales de administración de inventarios incluyen el análisis ABC, el método "justo a tiempo" (JIT, por sus siglas en inglés) y el método "cantidad económica de pedido" (CEP). El análisis ABC clasifica los productos en función del valor de cada artículo. El método JIT coordina las programaciones de producción con los pedidos de materias primas para garantizar que las materias primas necesarias para fabricar bienes terminados se entregue a tiempo a la unidad de fabricación. Por último, el método CEP determina el nivel óptimo del inventario cuando tanto los costos de manejo de inventario como los costos de pedidos son mínimos.

La administración de inventarios es importante para mantener el flujo ininterrumpido de materias primas y bienes terminados. Además, el control de inventario ayuda a deshacerse del inventario excesivo o inadecuado, a no perder de vista el costo de las materias primas, a reducir pérdidas por desperdicios y a asegurarse de que el negocio lleve adelante un inventario óptimo según lo requiera el proceso de producción. El control de inventario también ayuda a evitar los pedidos duplicados de la misma materia prima y a realizar actividades de producción de manera impecable.

Los inventarios son activos retenidos para la venta en el curso habitual del negocio, activos que aún están en proceso de producción o activos que se usan actualmente en la producción de bienes o servicios que, en definitiva, se destinarán a la venta. Las materias primas, la producción en curso y los bienes terminados son las tres categorías o tipos de inventario. Por ejemplo, en una unidad de fabricación de automóviles, hay aluminio y acero como materias primas, automóviles ensamblados a medias como producción en curso y automóviles completos como bienes terminados.

La fórmula del inventario indica el cambio en el nivel del inventario al finalizar el período contable. La fórmula del inventario sirve para calcular el inventario final de un período dado. Por lo tanto, el inventario final equivale a las existencias iniciales más las compras menos el costo de los bienes vendidos. El costo de los bienes vendidos no es más que el costo de producir bienes y servicios que aún no se han vendido.

Se trata de software diseñado para administrar artículos de inventario y realizar el seguimiento de ellos en varias etapas de la cadena de suministro. Dicho software ayuda a clasificar artículos del inventario, realizar el seguimiento de ventas y órdenes de compra, administrar niveles de existencias, escanear códigos de barras y hacer compras automáticamente en los puntos de reabastecimiento. Además, el software de inventario evita que el negocio mantenga una cantidad excesiva o inadecuada de existencias y, por lo tanto, previene el desperdicio o agotamiento del inventario.

La administración del inventario en tiempo real es el proceso de usar herramientas, como escaneo de códigos de barras y software de administración de inventarios, para registrar compras, ventas, inventario y la transferencia de inventario en un sistema de inventarios en línea. Un proceso de este tipo actualiza los datos del inventario en tiempo real, configura puntos de reabastecimiento automáticos, evita el ingreso de datos duplicados y asegura la precisión de los datos. Las herramientas, como el escaneo de códigos de barras, evitan los errores que se cometen al introducir los datos de forma manual. En resumen, un sistema de administración de inventarios en tiempo real optimiza la cadena de suministro y lleva eficiencia al negocio.

Las existencias hacen referencia a los artículos terminados que les vendes a los clientes o a las materias primas, en caso de que el negocio venda dichos artículos como productos finales. El inventario incluye todos los artículos que se usan en la fabricación de productos que el negocio venderá a los clientes. Del mismo modo, el inventario podría incluir materias primas, producción en curso o productos terminados. Las existencias determinan la cantidad de ingresos que genera el negocio, mientras que el inventario determina el precio de venta de las existencias.

Existen tres pasos que se deben seguir para llevar adelante el control de las existencias. En primer lugar, determina los niveles óptimos de inventario. En segundo lugar, define el grado de control necesario para cumplir el propósito en sí de la administración del inventario. Por último, diseña un sistema de control del inventario del negocio que delinee la estructura y las políticas necesarias para mantener y controlar el inventario. Entre las diversas técnicas de administración de inventario, se incluyen el análisis ABC, el método CEP, el método JIT, la técnica de planificación de requerimiento de materiales, las existencias de seguridad y el análisis BED.

El objetivo principal de un sistema de administración de inventarios es mantener las existencias en niveles óptimos. Esto se lleva a cabo a fin de garantizar un suministro constante de materiales para el proceso de fabricación de modo tal que se satisfaga a tiempo la demanda del cliente. Además, el software de administración de existencias optimiza el costo del inventario, elimina la duplicación de existencias, minimiza los desperdicios, mantiene un registro sistemático del inventario y evita el sobreabastecimiento y el abastecimiento deficiente del inventario.